Pengembangan Sistem Informasi Kinerja

Tinjauan teknis dari segi teknologi informasi

Artikel ini ditulis atas tanggapan tulisan Bpk Alisyahbana di media GAPURA Surabaya – milik pemkot Surabaya – yang berjudul “Membangun Sistem Pengukuran Kinerja?”. Artikel ini ingin memberikan sedikit jawaban seberapa besar kemungkinan Sistem Informasi Kinerja tersebut bisa diterapkan di lingkungan pemerintah.

Sistem informasi pengukuran kinerja dalam bidang IT sering diistilahkan atau disebut sebagai Fast Tracking System, yang berarti sistem penelusuran yang cepat. Artinya, dapat melakukan penelusuran terhadap data kinerja dalam sebuah struktur manajemen (pemerintahan) secara cepat dan akurat.

Pada prinsipnya, pembangunan sistem informasi Fast Tracking ini tidak sesulit dan semahal sistem informasi lain seperti keuangan, kepegawaian, atau sistem informasi pembangunan. Karena, selain disusun dengan sistem atau metode yang cukup sederhana, sistem ini sebenarnya bisa dibangun dengan seperangkat software opensource yang berlisensi GPL (gratis). Sehingga dapat menghemat biaya pengembagannya.

Gambaran singkat Fast Tracking System

Proses inti sistem Fast Tracking adalah menyimpan perintah atau kebijakan secara kontinu dan menyertakan sifat perintah serta status perintah dari mulai di dikeluarkan sampai dengan ditutupnya pekerjaan tersebut (pertanda selesai). Sifat atau atribut pekerjaan adalah seperti : target waktu, kualitas perintah (urgen, biasa), ukuran sukses, pelaksana, penanggung jawab perintah dan lain-lain. Sedangkan status seperti : apakah sudah diterima oleh pelaksana, dimengerti apa belum, perlu direvisi atau tidak, terlaksana dengan ukuran seberapa sukses, dan seterusnya. Sifat dan status perintah ini sangat kompleks dan tergantung kepada sistem manajemen yang diterapkan. Oleh karena itu memang diperlukan standar kebijakan untuk mencapai hasil yang diharapkan.

Setiap perintah akan disimpan dalam database, sehingga pihak atasan atau bawahan tidak akan mengalami miss understanding dengan keadaan misalnya, belum menerima perintah, tidak jelas perintahnya, atau tidak tahu perintahnya, sehingga menyalahkan satu sama lain. Karena semua status akan dicatatkan juga di database, apakah perintah tersebut sudah dibaca, apakah ada masalah yang menghambat, bahkan apakah perlu direvisi atau tidak perintah tersebut, sehingga bisa dilaksanakan oleh bawahan. Sebelum status perintah tersebut adalah ditutup (closed), semua yang berkenaan dengan pekerjaan tersebut masih bisa diperdebatkan. Jika statusnya sudah closed, dengan kesepakatan bersama, maka semua pihak baik atasan maupun bawahan harus berlapang dada untuk tidak lagi membahasnya. Dan bisa berkonsentrasi untuk menjalankan aktivitas /masalah lainnya.

Dengan menyimpan history tiap-tiap perintah di database, pihak manajemen dapat lebih leluasa untuk memantau atau menganalisa kinerja pegawainya, tanpa harus bertanya langsung dengan mereka. Sehingga dapat membantu mempermudah pengambilan keputusan manajemen. Hal ini tentu bermanfaat untuk kondisi dengan banyaknya masalah, departemen, dinas atau pegawai yang ada di instansi-instansi pemerintah atau perusahaan besar.

Proses analisa kinerja ini dapat dibentuk dengan merancang menu-menu laporan yang otomatis dapat mengenerate (membentuk) laporan sesuai dengan jenis kebutuhan analisisnya. Sehingga tidak harus memelototi data kinerja satu per satu. Misalnya status history pekerjaan tertentu, hasil kinerja karyawan tertentu, status pekerjaan yang terlambat, dan lain sebagainya.

Otorisasi User

Sistem Fast tracking dapat disusun dengan beberapa tahapan user yang memiliki hak akses tertentu. Hal ini diperlukan untuk mengatur kemanan data. Sehingga hanya pihak-pihak tertentu saja yang dapat mengubah perintah, atau menghapusnya. Ada pihak yang bisa kirim pertanyaan, atau sekedar lihat data pekerjaan. Ada satu pihak administrator yang memiliki hak istimewa untuk mengatur sistem data.

Fast Tracking dan Email/SMS Notification

Seringkali pihak pegawai tidak membuka aplikasi jika tanpa pemberitahuan, sehingga dikhawatirkan tidak membaca pekerjaan atau berita terbaru. Untuk itu, aplikasi ini dapat dilengkapi dengan fitur Email atau SMS Notification (pemberitahuan), dimana jika ada berita baru, aplikasi otomatis akan mengirim email atau SMS ke pihak yang dimaksud. Sehingga tidak akan khawatir ketinggalan informasi.

Infrastruktur

Pengembangan sistem informasi Fast Tracking dapat dikembangkan dengan berbagai platform, bisa web maupun dekstop (aplikasi stand alone). Namun, untuk kemudahan pengembangan, pemeliharaan maupun penghematan cost memang lebih baik dikembangkan via web. Karena lebih banyak didukung berbagai vendor/software opensource seperti php, java, freepascal, mysql, pgsql, dan lain-lain.

Aplikasi web dapat diterima berbagai sistem operasi seperti Windows maupun Linux. Dapat dibuka dengan mudah dengan Opera, Internet Explorer, Mozilla, dan aplikasi browser lainnya. Mudah pula dipasang di localhost (single PC) maupun jaringan komputer untuk pemakaian bersama.

Hambatan atau masalah yang perlu diperhatikan

Sistem ini tentu tidak berdiri sendiri, artinya tidak semua penjelasan masalah bisa ditampung di sistem/komputer. Sudah sewajarnya ada dokumen atau perihal lain yang menyertai sebagai pelengkap informasi. Misalnya : pertemuan, surat keterangan, memo, proposal dan lain sebagainya. Namun, keberadaan hal-hal tersebut tentunya juga berkaitan dan tercatat dalam sistem Fast Tracking, sehingga masih ada kesinambungan.

Bahwa proses ini dapat berjalan dengan baik, tentu harapan semua pihak. Namun, yang diperlukan adalah adanya kebutuhan dalam menggunakan sistem. Sehingga betul-betul dijadikan media untuk mendukung proses perbaikan kinerja, tidak malah dianggap sebagai penghambat pekerjaan. Anggapan bahwa sistem baru adalah penghambat seringkali terjadi pada mereka yang enggan belajar.